Cómo garantizar el éxito de tu evento de empresa
Una fiesta, un congreso, una cena, una presentación, etc. es algo muy complicado de preparar y llevar a cabo; su éxito depende de muchos factores igual de importantes. Deberás regirte por la máxima “Todo lo que pueda salir mal, saldrá mal” para garantizar que todo se haga bien.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que si el evento lo organiza tu empresa, de la que tú eres propietario o directivo, vas a necesitar a una persona que se dedique enteramente a la organización y realización de dicho evento; una persona con experiencia, dotes organizativas y sociales, que sea capaz de dirigir varios equipos al mismo tiempo, así como tratar con proveedores e invitados. Nunca intentes compatibilizar la dirección de tu departamento o empresa con la organización de un evento importante: tu gestión se resentirá y el evento será un desastre. Recuerda: “Todo lo que pueda salir mal...”.
El siguiente factor es la Coherencia: ¿Qué sentido tiene realizar ese evento? ¿Está justificado por la Estrategia de Comunicación de tu empresa? Por cierto, tu empresa ha elaborado ya una estrategia de comunicación... ¿verdad? No se debe llevar a cabo un evento por el simple hecho de hacerlo, casi como un fin en sí mismo. Su pretendido efecto promocional puede resultar contraproducente si no se hace en el marco de una acción conjunta y coordinada con el resto de los departamentos de la empresa, dentro de la línea estratégica marcada con anterioridad.
En este sentido... ¿Cuál será el objetivo de tu evento? ¿El lanzamiento de un producto? ¿Su reposicionamiento? ¿Una promoción especial? ¿O acaso será un acto de afianzamiento de la Marca, totalmente corporativo, como una conmemoración o un aniversario? Hazte estas preguntas antes de seguir adelante, porque el éxito de tu evento dependerá, lógicamente, de si se alcanza ese objetivo o no.
Sin perder el hilo de la coherencia, establezcamos adecuadamente el estilo que tendrá el acto, el cual deberá ser acorde con el espíritu de la marca: todavía se recuerda aquel congreso realizado por una famosa marca tecnológica, que se situó nada menos que en un castillo medieval español, ambientado como tal; el “figura” que organizó aquello merecía una larga visita a las mazmorras del mismo.
Otro factor indispensable es la resonancia pública que deseas que alcance tu evento; en multitud de casos – siempre dependiendo del objetivo y la estrategia marcados con anterioridad – deberás convocar a la prensa, con suficiente antelación, para que haga eco de ello. Una rueda de prensa, una visita a las instalaciones, una demostración del producto, etc., previo al evento en sí: las posibilidades son múltiples. Menos a la rueda de prensa, a la que sólo se convocará a periodistas acreditados, no olvides la necesidad de que asistan también los líderes de opinión más relevantes de tu sector (y adyacentes). Por otra parte, si convocas a los medios, hazlo por un motivo de peso: los periodistas tienden a ignorar eventos que no aportan interés informativo alguno. Que no son noticia, en suma.
Asegúrate de que el sitio en el que vas a llevar a cabo tu evento es de acceso sencillo; si bien los lugares céntricos son más conocidos, los establecimientos cercanos al extrarradio suelen poseer más amplitud... sobre todo para aparcar; algo a tener en cuenta para facilitar la labor de prensa y proveedores.
Para gestionar la asistencia de invitados, congresistas, conferenciantes o público en general, existen multitud de plataformas digitales que te ofrecen amplias posibilidades para la inscripción, control y, en su caso, pago de entradas, todo a través de una web creada al efecto.
Por último, el Catering; si para tu evento crees necesario y conveniente servir comida o bebida al público asistente, detente primero en el presupuesto con que cuentas y en base a ello investiga a varios proveedores que se ajusten a tus necesidades: busca referencias sólidas que te ofrezcan cierta garantía de solvencia profesional. En este sentido, recuerda dos cosas: lo barato sale caro; la comida, siempre después de la presentación oficial. Y la bebida, ni te cuento.